E-mail em inglês: como escrever, exemplos prontos e frases essenciais

Você já se deparou com a necessidade de escrever um e-mail em inglês? Seja no contexto de trabalho, estudo, ou comunicação internacional, esta é uma habilidade super importante.

Assim, hoje separamos um guia completo para você nunca mais ter problemas nesse sentido. Aprenda os modelos básicos formais e informais para o seu e-mail em inglês.

Além disso, confira também aspectos culturais e idiomáticos importantes que fazem toda a diferença em sua escrita. Vamos lá?

E-mail em inglês formal ou informal? Entenda a diferença antes de escrever

Vamos começar com um aspecto estrutural muito importante. Existem situações em que você deve adotar um estilo de escrita mais formal. Já outras permitem maior informalidade. Veja.

Situações que exigem formalidade no e-mail:

• Dentro de empresas e em ambientes corporativos.
• Ao enviar uma candidatura para vaga de emprego.
• Para universidades e instituições de ensino em geral.
• Ao contatar clientes e prestadores de serviço.

Contextos que permitem o envio de e-mail informal:

• Ao contatar colegas com quem você já tem intimidade.
• Quando escrever para amigos ou pessoas próximas.
• Ao falar com contatos recorrentes com relações estabelecidas.

Dentro do contexto formal, o mais importante é ser claro, respeitoso e profissional. E em e-mails informais você pode ser mais natural e direto.

Mas atenção, aqui há uma diferença cultural importante entre brasileiros e pessoas de outros países. Geralmente, nós costumamos ser mais afetuosos e amigáveis em nossa comunicação.

Porém, adotar estas características em um e-mail para estrangeiros não é recomendável. Isso porque um tom muito amigável e pouco objetivo pode soar ofensivo e pouco profissional. 

Agora, para evitar este problema, existe uma regra que pode te ajudar muito: a KISS (Keep it short and simple). Basicamente, ela estabelece como principais regras na escrita de e-mails:

• Clareza.
• Objetividade.
• E-mails curtos.

Se você se ater a estes a estas características, será difícil pisar na bola quando estiver escrevendo um e-mail em inglês para estrangeiros.

Estrutura do e-mail em inglês: as partes obrigatórias

Pronto para aprofundar os detalhes de seu e-mail? Então vamos ver um pequeno passo a passo com todos os elementos que esse tipo de mensagem deve ter.

Subject (Assunto)

É o título do seu e-mail. Ele deve ser objetivo e informar o motivo de seu contato de forma simples e direta. Veja alguns exemplos:

• Job Application (Candidatura de emprego).
• Meeting Reminder (Lembrete de reunião). 
• FYI: Updated Report (Novidades de relatório).

Note como no último caso há uma sigla no título. Este é um detalhe importante, pois no inglês há o uso de diversas abreviações do tipo, sendo que as mais comuns são:

• FYI – For Your Information (Para sua informação).
• RE – Regarding (A respeito de algo).
• FWD – Forwarded (Encaminhado).

Greeting (Saudação)

Aqui nos referimos ao cumprimento inicial que deve constar no e-mail. Ele pode ser formal, informal ou neutro, dependendo da situação:

• Dear Sir/Madam (Caro Sr/Sra) – mais formal.
• Hi/Hello (Oi/Olá) – mais informal.
• To Whom it may concern (A quem interessar possa) – sem destinatário definido.

Opening (Abertura)

Esta é a frase inicial que deve constar em seu e-mail. Siga a regra de ir direto ao ponto, e para isso você pode usar alguma das seguintes frases:

• I am writing to apply for the job (Estou escrevendo para me candidatar ao emprego).
• I hope you are doing well (Espero que você esteja bem).
• Following up on our last conversation (Prosseguindo conforme nossa última conversa).

Body (Corpo)

Siga com a explicação simples e objetiva do motivo de seu contato:

• I would like to discuss the project timeline (Eu gostaria de discutir as etapas do projeto).
• I have a great interest in working at your company (Estou bastante interessado em trabalhar na sua empresa).

Closing (Encerramento)

Depois de explicar o motivo de seu contato, você pode encaminhar o encerramento do e-mail. Veja algumas frases para isso:

• I look forward to hear from you (Aguardo a sua resposta).
• Please let me know if you need further information (Por favor avise se precisar de mais informações).

Sign-off (Despedida)

Por fim, aqui você usará um cumprimento antes de seu nome, que pode ser mais formal ou informal dependendo da situação. Veja:

• Regards (Meus cumprimentos) – neutro.
• Sincerely (Atenciosamente) – formal.
• Best Wishes (Tudo de bom) – mais leve.
• Cheers (Tchau) – informal.

Como começar um e-mail em inglês: saudações para cada situação

Você ainda está com dificuldades de iniciar a sua mensagem? Então veja uma lista de sugestões que podem te ajudar em cada situação:

• Hi, Hey ou Hello – são maneiras de dizer oi de um modo mais informal.
• Dear Sr/Madam ou To whom it may concern – são melhores para contexto formal.
• Dear Mr John/ Ms Smith – melhor opção formal quando se sabe o nome da pessoa.
• Dear colleagues, Dear all ou Dear Team – melhor opção de e-mail para uma equipe.

E aqui está uma dica cultural que pode ajudar bastante. Em países como EUA e Canadá, o “Hi” pode ser usado em contexto profissional e formal. Já locais que falam o inglês britânico aceitam melhor o “Dear” como saudação.

Frases essenciais para o corpo do e-mail em inglês

Como este é um aspecto que gera muitas dúvidas, veja abaixo um pequeno guia de informações para te ajudar a desenvolver sua escrita:

Categoria	Frase em inglês	Tradução	Nível de formalidade	Quando usar	Observação
Motivo do contato	I am writing to inform you…	Estou escrevendo para informar você…	Formal	Emails profissionais e institucionais	Muito comum em abertura
Motivo do contato	I’m contacting you regarding…	Estou entrando em contato sobre…	Neutro / profissional	Assuntos gerais de trabalho	Mais direto e moderno
Motivo do contato	As requested…	Conforme solicitado…	Neutro	Respostas e continuidade de conversas	Ótimo para contexto prévio
Fazer pedidos educados	Could you please send me…	Você poderia me enviar…	Neutro / educado	Solicitações gerais	Forma padrão e segura
Fazer pedidos educados	I would appreciate if…	Eu agradeceria se…	Formal	Pedidos mais delicados	Mais polido
Fazer pedidos educados	I was wondering if you could…	Gostaria de saber se você poderia…	Semi-formal	Pedidos indiretos	Soa mais suave
Concordar	I agree with you	Eu concordo com você	Neutro	Discussões e alinhamentos	Direto
Concordar	I’m glad we’re on the same page	Fico feliz que estamos alinhados	Informal / profissional	Times e reuniões	Muito usado no ambiente corporativo
Discordar educadamente	Unfortunately, I don’t agree	Infelizmente, não concordo	Formal	Situações delicadas	Evita confronto direto
Discordar educadamente	I’m sorry to inform you that…	Lamento informar que…	Formal	Notícias negativas	Muito profissional
Enviar anexos	Please find attached…	Em anexo…	Formal	Emails profissionais	Mais tradicional
Enviar anexos	I’ve attached…	Anexei…	Neutro	Uso geral	Mais moderno e direto
Enviar anexos	Enclosed please find…	Segue em anexo…	Muito formal	Contextos formais/tradicionais	Menos comum hoje

Como terminar um e-mail em inglês: encerramento e despedida

Para encerrar adequadamente a escrita de um e-mail, veja alguns exemplos que você pode incorporar em sua mensagem:

• Please let me Know if you have any question (Por favor me avise se tiver alguma dúvida).
• I look forward to hear from you (Estou aguardando a sua resposta).
• Sincerely, Regards ou Respectfully (Atenciosamente, saudações ou cordialmente).
• Best Regards/Kind regards ou Yours faithfully (Cordialmente, atenciosamente).
• Cheers, Take Care, Best Wishes (Valeu, se cuida, tudo de bom).

Agora, independentemente de escrever de maneira mais formal ou informal, é preciso evitar algumas expressões:

• Love (com amor).
• XOXO (beijos e abraços).
• Hugs (abraços).
• Kisses (beijos).

Exemplos de e-mail em inglês prontos para diferentes situações

Vamos partir para um panorama prático de exemplos de e-mails que você pode se inspirar e usar em diferentes contextos:

Modelo 1 — Candidatura a vaga de emprego

Subject: Job Application – Sales Assistant

Dear Mr. Johnson, (saudação).

I am writing to apply for the Sales Assistant position advertised on your website. (motivo)

I have over two years of experience in retail and strong communication skills. (apresentação)

I would appreciate the opportunity to discuss my application further. (pedido)

I look forward to hearing from you. (encerramento)

Sincerely, (despedida)

 

Modelo 2 — Follow-up profissional

Subject: Follow-up – Meeting on March 25

Dear Sarah, (saudação)

I am writing to follow up on our meeting last week regarding the new project. (motivo)

Could you please share any updates when available? (pedido)

Please let me know if you need additional information. (encerramento)

Best regards, (despedida)

 

Modelo 3 — Email informal

Subject: Catching up

Hi Mark, (saudação)

Hope you’re doing well! (abertura)

Just wanted to check in and see how things are going. (motivo)

Let’s grab a coffee sometime soon! (encerramento)

Cheers, (despedida)

Erros comuns ao escrever e-mail em inglês

É claro que, por mais que você tenha um guia para se basear, ninguém está livre de cometer erros. Assim, evite cair nas armadilhas abaixo:

• Começar um e-mail com “Hey” ao falar com recrutadores e desconhecidos.
• Encerrar sua mensagem com os cumprimentos proibidos citados acima.
• Escrever textos longos demais e pouco objetivos.
• Traduzir de forma literal expressões do português.
• E ainda, não revisar a ortografia e a gramática de seus textos.

Na medida em que se ater a estrutura acima, evitando estes problemas, suas mensagens serão claras e bem recebidas pelos destinatários.

Principais dúvidas sobre e-mail em inglês

Antes de encerrar, vamos trazer um pequeno FAQ com dúvidas que a maioria das pessoas tem ao escrever e-mail em inglês.

Como começar um e-mail formal?

A melhor maneira é seguir a estrutura de saudação + título + sobrenome. Exemplo: Dear Mr. Smith.

Qual a diferença entre “Regards”, “Best regards” e “Kind regards”?

Basicamente eles comunicam a mesma coisa, com tons levemente diferentes:

• Regards – neutro 
• Best regards – amigável e profissional 
• Kind regards – mais educado e levemente formal

Como enviar anexo?

A melhor forma de comunicar que há um anexo no e-mail é a partir das frases:

• Please find attached… (Por gentileza olhe em anexo…)
• I’ve attached… (Estou anexando…)

O que escrever no subject?

Sempre use um título que vá direto ao ponto ao explicar o motivo de seu contato. Exemplos:

• Meeting Request (Pedido de reunião). 
• Job Application (Candidatura de emprego).
• Project Update (Novidades do projeto).

Posso usar “Hi” em e-mail profissional?

Dependendo do lugar sim. Em países como EUA e Canadá, esta saudação é mais comum e bastante utilizada. Já em locais onde predomina o inglês britânico, prefira o “Dear”.